No importa qué tanto te encuentres en las fórmulas o tablas dinámicas, las excelentes habilidades de la hoja de cálculo solo te llevarán tan lejos si trabajas con múltiples versiones o datasets desactualizados.
En promedio, los empleados pasan hasta ocho horas por semana, un día entero de trabajo, buscando y consolidando información. ¿Qué pasa si las empresas dedican su tiempo a aplicar información de datos en lugar de rastrearlos?
Diseñamos herramientas basadas en la nube, como Hojas de cálculo de Google, para facilitar la organización y el análisis rápido de la información en un solo lugar. Aquí hay cinco razones por las que debería intentar usar Hojas de cálculo.
1. Sus datos siempre se mantienen actualizados.
Trabajar en la nube significa que sus datos pueden mantenerse actualizados fácilmente porque la información se guarda automáticamente a medida que se escribe. Múltiples miembros del equipo pueden colaborar en tiempo real desde su teléfono, tablet o computadora (en línea y fuera de línea) y crear una fuente única de verdad para los proyectos, como los presupuestos trimestrales.
¿Necesitas personalización? No hay problema. Puede ver los mismos datos que sus compañeros de trabajo sin interrumpir su vista, ordenar la información en un orden específico u ocultar hojas que no necesita ver. Si le preocupa que otros puedan ocultar sus datos, puede proteger las celdas estableciendo configuraciones de uso compartido personalizadas. Además, no tiene que preocuparse por el control de versiones. Puede ver los cambios o volver a versiones anteriores en Archivo > Historial de versiones o haciendo clic en «Todos los cambios guardados en Drive» en la parte superior de su Hoja.
2. Puede usar la inteligencia artificial de Google para acelerar el análisis.
Sheets hace una gran cantidad de trabajo pesado para usted en lo que respecta al análisis de datos. Puede hacer una pregunta sobre sus datos y Sheets devolverá una respuesta utilizando el procesamiento del lenguaje natural. Sheets también crea gráficos, sugiere fórmulas y crea tablas dinámicas para usted.
3. Puede ayudar a mantener sus datos seguros.
Creamos funciones de seguridad en G Suite para ayudarlo a administrar su información comercial más confidencial. Sheets no es una excepción.
Al hacer clic en «Compartir» en la esquina superior derecha de su Hoja, se determina la configuración de acceso para los miembros individuales del equipo, para que pueda controlar quién puede ver, editar o comentar sus documentos. Los controles adicionales de IRM (Information Rights Management) le permiten desactivar fácilmente las opciones para descargar, copiar o imprimir hojas de cálculo, y puede establecer fechas de vencimiento si necesita suspender el acceso a la información confidencial. Los administradores también tienen el poder de restringir el intercambio de archivos dentro de una organización o de incluir en la lista de dominios.
4. Puedes trabajar de la manera en que estás acostumbrado a trabajar.
Lo entendemos, necesita herramientas que no interrumpan los procesos de trabajo (especialmente si ha usado esos procesos para siempre). Es por eso que hemos incorporado funciones que los equipos están acostumbrados a usar.
- Comencemos con las funciones. Puede usar cientos de funciones con las que está acostumbrado a trabajar, como VLOOKUP, SUMIFS e IPMT. También creamos funciones exclusivas para ayudarlo a contrastar números de nuevas maneras, como: FILTRAR para organizar rápidamente una hoja de cálculo de acuerdo con una entrada, CONSULTA para extraer resultados específicos de un conjunto de datos central o GOOGLEFINANCE para obtener datos directamente de Google Finance. Fuera de las funciones, también puede crear tablas dinámicas para analizar sus datos (o dejar que Sheets lo haga por usted).
- ¿Qué hay de la organización? Celdas de color con formato condicional , cree listas desplegables con validación de datos o congele encabezados en la parte superior de la hoja, para que sus datos sean fáciles de usar. Una vez que sus datos estén organizados, puede visualizarlos en gráficos circulares, gráficos de barras, gráficos de líneas, gráficas en gran cantidad.
- Edición sobre la marcha. Sheets está disponible en línea y fuera de línea, y en navegadores web de escritorio y aplicaciones de Android e iOS, lo que significa que sus equipos no tienen que dejar de trabajar durante un viaje de negocios o cuando el wifi no funciona.
5. Puede automatizar procesos.
Cuando la información está en un solo lugar, es más fácil automatizar los procesos. Digamos que necesita pedir suministros para su oficina. En lugar de enviar correos electrónicos de ida y vuelta para coordinar las compras, puede usar las aplicaciones de G Suite.
Por ejemplo, supongamos que es un administrador de inventario de una empresa minorista y reúne solicitudes de suministro de sus equipos con Formularios de Google. Puede importar las respuestas del Formulario en una Hoja para mantener un registro de las necesidades. Si su Hoja está sincronizada con Gmail con un script, puede enviar correos electrónicos a las partes relevantes sobre las solicitudes automáticamente, para que puedan ver y aprobar las solicitudes en un solo lugar: la Hoja. ¡Poof! No más desorden de correo innecesario.